Coordonnées du responsable
Mandougou Boicel, dirigeant d’agence, est responsable de la protection des renseignements personnels de Les Immeubles Silver Spoon.
Adresse professionnelle 4915, rue West Broadway, Montréal (Québec) H4V 1R5
Courriel professionnel pour les demandes silverspoonrealty@gmail.com
Téléphone professionnel 514 214-8024
Adresse du site Internet www.silverspoonrealty.com
Objet et portée
Les Immeubles Silver Spoon protège les renseignements personnels qu’elle détient dans le cadre de ses activités de courtage immobilier résidentiel et commercial, de location, d’administration et de conformité. La présente politique explique les pratiques de l’agence et les droits des personnes concernées. Elle s’applique notamment aux clients, parties à une transaction, candidats à la location, cautions, prospects, fournisseurs et visiteurs du site Internet.
Renseignements recueillis
- Identité, coordonnées et renseignements nécessaires à la vérification d’identité.
- Profession, employeur, références et renseignements relatifs à la capacité juridique.
- Renseignements financiers, preuves de revenu, renseignements de crédit et relevés lorsque nécessaires et autorisés.
- Renseignements relatifs à un immeuble, à son financement, à son occupation et aux parties concernées.
- Contrats de courtage, promesses, baux, avis, déclarations, pièces justificatives et signatures.
- Communications, notes, courriels, messages textes, renseignements de facturation et de rétribution.
- Données techniques générées par le site ou les outils numériques, lorsqu’ils sont utilisés.
Moyens de collecte
Les renseignements sont recueillis directement auprès de la personne concernée par formulaire, courriel, téléphone, message texte, rencontre, système de gestion électronique des documents, plateforme de signature ou site Internet. Ils peuvent aussi provenir d’une partie à la transaction, d’un professionnel, d’un fournisseur de vérification ou d’un registre public lorsqu’une loi ou un consentement valide le permet.
Finalités
- Fournir les services demandés et exécuter un contrat de courtage.
- Vérifier l’identité, la capacité et les renseignements nécessaires à une transaction ou candidature locative.
- Préparer, négocier, conclure et administrer les documents de courtage ou de location.
- Communiquer avec les parties et professionnels nécessaires.
- Tenir les dossiers, livres et registres et respecter les obligations légales, réglementaires, fiscales et de déclaration.
- Prévenir la fraude, protéger les systèmes et gérer les plaintes ou incidents.
- Effectuer de la prospection uniquement lorsqu’un consentement valable ou une autre autorisation légale le permet.
Consentement
L’agence obtient un consentement manifeste, libre, éclairé, précis et limité aux fins indiquées. Un consentement exprès est obtenu lorsque la loi l’exige, notamment pour des renseignements sensibles. La preuve, la date, la portée et le moyen du consentement sont conservés. Le consentement peut être retiré, sous réserve des obligations légales et des renseignements nécessaires au service; ce retrait peut empêcher la poursuite de certaines démarches.
Communication à des tiers
Dans la mesure nécessaire et autorisée, les renseignements peuvent être communiqués aux parties, courtiers et agences collaboratrices, propriétaires concernés, notaires, avocats, inspecteurs, évaluateurs, institutions financières, fournisseurs de vérification, services de diffusion immobilière, fournisseurs technologiques, assureurs, OACIQ, FARCIQ, CANAFE, autorités fiscales ou autres organismes habilités à les exiger. Les Immeubles Silver Spoon ne vend ni ne loue de listes de renseignements personnels.
Les fournisseurs qui reçoivent des renseignements dans l’exécution d’un mandat sont encadrés par les engagements écrits requis, notamment quant à l’utilisation limitée, la confidentialité, la sécurité, le signalement des incidents et la destruction.
Traitement à l’extérieur du Québec
Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou de permettre qu’ils y soient traités, l’agence réalise l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée requise. Elle tient compte de la sensibilité, des finalités, des mesures de sécurité et du régime juridique applicable, puis encadre la communication par écrit. La communication n’a lieu que si la protection est jugée adéquate.
Sécurité
L’accès est limité aux besoins autorisés. Selon la sensibilité et le support, l’agence utilise notamment des mots de passe uniques, l’authentification multifacteur lorsqu’elle est disponible, le verrouillage des appareils, des accès restreints, des mises à jour, des sauvegardes, la vérification des destinataires et une transmission prudente des documents sensibles. Aucun système ne peut éliminer tout risque; l’agence révise ses mesures lorsqu’un risque ou un changement est constaté.
Conservation et destruction
Les dossiers et registres assujettis aux règles de l’OACIQ sont conservés au moins six ans après leur fermeture définitive. Les autres renseignements sont conservés seulement pendant la période nécessaire à leur finalité ou à une obligation légale. À l’échéance et en l’absence de suspension applicable, les documents papier sont déchiquetés et les fichiers sont supprimés de manière sécuritaire ou anonymisés lorsque la loi le permet.
Incidents de confidentialité
Toute perte ou tout accès, utilisation ou communication non autorisé est évalué et consigné. L’agence prend des mesures immédiates pour limiter le préjudice. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, elle avise avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées, conformément à la loi.
Site Internet et témoins
Le code actuel du site n’ajoute aucun traceur publicitaire, de mesure d’audience ou de profilage. Le service d’hébergement et d’accès peut utiliser des données techniques et des témoins nécessaires à la prestation et à la sécurité du service.
Les formulaires de demande préparent un brouillon dans votre application de messagerie. L’agence reçoit les renseignements uniquement lorsque vous envoyez le courriel. Le simulateur d’investissement effectue ses calculs dans votre navigateur; le code du site ne transmet pas les chiffres saisis à l’agence. Les critères de recherche de propriétés peuvent apparaître dans l’adresse URL de la page de demande lorsque vous demandez des propriétés correspondantes; évitez d’inscrire des renseignements sensibles dans ces champs ou de partager cette adresse si elle contient des renseignements que vous souhaitez garder privés.
Les liens vers Centris, les services cartographiques et les autres sites externes mènent à des services régis par leurs propres politiques de confidentialité. Si des fonctions facultatives d’identification, de localisation ou de profilage sont ajoutées, elles seront désactivées par défaut et activées selon le choix du visiteur, avec un moyen simple d’accepter, de refuser ou de modifier ce choix.
Droits et plaintes
Sous réserve des exceptions prévues par la loi, une personne peut demander l’accès à ses renseignements, leur rectification ou le retrait de son consentement. Elle peut aussi présenter une plainte au responsable. L’agence vérifie raisonnablement l’identité du demandeur, accuse réception et répond par écrit dans les délais applicables. Une personne insatisfaite peut communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec.
Modifications
La politique est révisée lorsqu’un changement important touche les pratiques, systèmes, fournisseurs ou obligations de l’agence. Les versions antérieures sont conservées lorsque nécessaire pour documenter la conformité.
Adoption
La présente politique prend effet à compter de son approbation. Elle ne décrit pas rétroactivement les pratiques de périodes antérieures.